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Choisir son serveur de mail (serveur SMTP) pour les envois de lettres d'information (newsletters) Partie 2/3
2016-05-19
Author: Matthieu

Sommaire

Pour une raison de simplicité de lecture, l'article initial est découpé en plusieurs parties. Voici toutes les parties :

  1. Généralités sur les serveurs SMTP
  2. Quotas et blacklist [vous êtes ici]
  3. Choisir son serveur SMTP

Quotas et blacklist

Il y a plusieurs intérêts à avoir ces 2 types de configuration, et vous pourrez plus facilement faire votre choix une fois ce paragraphe lu.

Nativement, NewsletTux est configuré pour utiliser le serveur mail(...) de PHP, c.à.d. le serveur d'email présent dans la configuration de PHP. Bien que facile à mettre en place (un simple appel à la fonction PHP "mail..." suffit), celui-ci n'est pas toujours la meilleure solution.

  1. Il existe souvent des quotas d'envoi (et ceux-ci sont en général assez bridés). Un quota d'envoi, c'est un nombre d'emails envoyés pour une durée donnée, par exemple "1000 mails par jour".
    • Si vous avez une liste de 10 000 abonnés, il vous faudra donc 10 jours pour que votre lettre soit envoyée à toute la liste. Et bien sûr, vous devrez penser à mettre en pause vos envois une fois que les 1000 mails du jour seront partis.
    • Si, dans une même tranche de 24h, vous tentez d'envoyer plus de 1 000 emails (parce que vous avez oublié d'interrompre les envois par exemple), alors le serveur de mail de l'hébergeur répondra "OK c'est bien parti" mais en réalité les mails en trop seront retenus, ou supprimés. Cela signifie que si vous envoyez 1 200 mails via NewsletTux pour un quota quotidien à 1 000, vous aurez "1 200 mails partis" mais en réalité, les 200 derniers destinataires ne recevront rien, et ils seront pourtant considérés comme traités.
  2. Il y a parfois aussi des quotas d'erreurs : supposons toujours votre liste de 10 000 abonnés (donc scindée en 10 jours avec un quota journalier de 1 000/j et maximum 25 erreurs par jour) demande à envoyer 1 000 emails le premier jour. Dans ces 1 000 emails, il y a 30 adresses qui vont générer des échecs :
    • car la boite mail du destinataire n'existe pas ou plus (cas d'une adresse email mal orthographiée ou une boite mail supprimée car la personne a quitté sa société par exemple)
    • car la boite mail du destinataire est pleine, donc le serveur de mail de votre destinataire va refuser votre mail
    • car votre email est trop gros, votre destinataire n'acceptant pas les mails de plus de 1 Mo et le votre fait 4 Mo par exemple
    • car votre email contient une pièce jointe dont le type n'est pas accepté par la politique du serveur de destinataire, ou bien le corps du texte ressemble à des mails publicitaires ...
    • etc. ...
    Il y a donc plusieurs possibilités pour que des emails ne soient pas arrivés et génèrent des "NDR" (non delivery report) ce sont les "mailer daemon" qu'on reçoit en erreur. Le quota d'erreur est alors franchi (dès lors que le 25è mail erroné va être envoyé) et le système se bloque chez l'hébergeur. NewsletTux ne sait pas que l'hébergeur vous a bloqué car l'hébergeur continue à répondre à NewsletTux que les emails sont envoyés, mais en réalité, dès la 25è erreur - et même si vous n'avez pas atteint les 1000 emails en ces 24H - le système refuse vos emails, comme si dès le 25è mail vous aviez atteint les 1000 du jour !. Il faut alors manuellement vous (faire) débloquer ...

Pour ces raisons parmi d'autres, vous pouvez être amené(e) à vouloir choisir un autre serveur d'envoi, qui sera soumis à des quotas différents. Attention, quel que soit le serveur d'envoi, si l'email du destinataire est invalide, vous aurez aussi une erreur !

Choisir un serveur SMTP dédié, c'est aussi :

  • Choisir un serveur qui n'est pas impacté par l'activité des sites web de la machine. En effet, dans le cas d'un serveur mutualisé, ce sont tous les sites web de la machine qui vont consommer des ressources (CPU, mémoire RAM, accès disque/réseau...) qui peuvent impacter plus ou moins sur le serveur d'envoi de mail qui est lui aussi sur la même machine.
  • Choisir un serveur qui sera unique : dans le cas d'un serveur mutualisé, tous les sites qui utilisent le serveur d'envoi de mail local auront, pour adresse IP d'expédition, celle du serveur de mail. Et, d'un point de vue destinataire, cela veut dire qu'un même serveur SMTP va envoyer tantôt des emails pour le compte d'un site web de cuisine, tantôt pour le compte d'un site web de fleurs, ou bien d'une société de tourisme ... Et, si l'un des 3 cités en exemple "abuse" et génère du spam, c'est l'adresse IP du serveur SMTP qui est impactée au niveau réputation, donc a fortiori tous les sites web sur cet hébergement qui utilisent ce même serveur SMTP pour envoyer des emails seront impactés négativement !
  • Choisir un serveur dont l'adresse IP est "saine", c.à.d. non blacklistée chez les principaux opérateurs (ceci est bien souvent payant).

Gestion du spam

Faire en sorte que vos emails arrivent dans la boite de réception de vos destinataires n'est pas une science exacte, et en tout cas pas généralisée.

Il y a grosso modo 3 catégories de serveurs de mails :

  1. Les serveurs en whitelist, ce sont des serveurs dont l'adresse IP (et la plage réseau s'ils sont plusieurs) est déclarée comme saine auprès des principaux hébergeurs.
  2. Les serveurs en zone neutre, c'est le cas d'une adresse IP nouvellement utilisée, "personne n'a d'a priori négatif sur elle".
  3. Les serveurs en blacklist, c'est le cas des serveurs qui sont soit "relais ouverts" (càd qu'ils ont une faille de sécurité, car n'importe qui peut passer par eux pour evoyer des emails) ou bien qui ont abusé des envois.

Comment passe-t-on en blacklist ?

Excellente question. Il n'y a pas de réponse très précise sur le sujet, mais plusieurs facteurs peuvent expliquer, voire favoriser cela :

  • Votre serveur SMTP est un serveur ouvert ;
  • Votre serveur SMTP sert à des milliers de sites pour leurs envois respectifs et un ou plusieurs d'entre eux envoie en masse, et envoie "mal" (cas d'un hébergement mutualisé) ;
  • Votre serveur SMTP génère trop d'erreurs (càd envoie trop d'emails à des adresses n'existant pas ou plus) ;
  • Votre email est signalé par les destinataires comme "spam" systématiquement ;
  • Votre email contient des mots clés qui font penser à du spam ;
  • Votre email contient des virus, en pièce jointe par exemple ;
  • Votre serveur SMTP envoie trop de mails en un laps de temps très court à un même serveur (exemple tout simple pour illustrer : vous avez 10 000 abonnés dont 8000 adresses hotmail, 1000 gmail, 500 yahoo et 500 wanadoo. Si vous envoyez en triant par domaine cible, cela veut dire que vous allez solliciter 8000 fois hotmail... - NewsletTux ne trie pas vos emails bien entendu.);
  • Votre serveur SMTP est situé sur un réseau contenant d'autres serveurs qui sont déjà blacklistés (par exemple, c'est fréquent le blacklistage d'un ensemble d'adresses IP - plage réseau - par hotmail et compagnie) ;
  • Votre domaine a été reporté comme spammeur dans les sites des antispams (Barracuda networks, etc.)
  • ...

Comme vous pouvez le voir, il n'y a pas que des causes directes. Si vous prenez un serveur dédié (avec votre propre adresse IP) alors il y a de fortes chances que vos emails reçus soient issus d'un serveur "neutral". Ce n'est pas si mal déjà ;-)

Comment sort-on de la blacklist ?

Excellente question bis ! Certains sites qui référencent les serveurs blacklistés (cf. mon autre billet : Savoir si son adresse IP est blacklistée pour l’envoi de mail) permettent de faire sortir votre adresse IP de leurs listings. Il y a en général 3 façons pour cela :

  • Votre adresse IP est automatiquement sortie des listes si elle n'a pas été réactivée en X temps, par exemple au bout de 3 jours sans erreurs, elle est considérée comme neutre.
  • Vous demandez le retrait de la liste, et le propriétaire de la liste propose un service gratuit. C'est donc sans garantie de délai ni résultat.
  • Le propriétaire de la liste demande un paiement pour le retrait de la liste.

Chez free.fr, par exemple, c'est au bout de 24h sans nouvelle alerte que votre IP est retirée (source : Postmaster.free.fr).

Comment être sûr d'être en neutre ?

Vous pouvez interroger les principaux outils pour savoir si votre IP est listée chez eux. (cf. mon autre billet : Savoir si son adresse IP est blacklistée pour l’envoi de mail) Si elle ne l'est pas, c'est déjà un bon signe.
Vous pouvez aussi utiliser des outils tiers tels que Mail tester pour voir si les emails de votre serveur SMTP sont bons. Il faut avoir 10/10 pour envisager du mailing ;-)

Bien entendu, tout ce qui marche chez Hotmail aujourd'hui peut ne plus marcher demain (si de nouveaux filtres apparaissent...) et ce qui marche chez Hotmail peut aussi ne pas marcher chez Gmail. Il faut tester vos envois de mails sur les principaux hébergeurs de boite mail.

Nettoyez !

Pensez surtout à bien nettoyer vos listes. Plus vous aurez des listes avec des erreurs, plus vous aurez des misères lors des campagnes de mails.

Cela veut dire que vous mettez, dans NewsletTux, une adresse no-reply qui existe et vous allez la consulter régulièrement après les envois de mailings pour voir les erreurs, et le traiter (désinscrire par exemple).

Si vous achetez des listes d'emails sur internet (c'est une pratique que je n'aime pas à titre personnel), avant d'envoyer un mailing à ces listes, assurez-vous de les nettoyer un minimum.
Un email récent ou récemment validé est un email qui est bon, un email trop vieux dans votre base peut être source de problèmes.

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A propos de l'auteur

Matthieu

Créateur de NewsletTux depuis 2005, je suis passé par Ingénieur Systèmes et Réseaux, et depuis peu, Directeur des Systèmes d'Information d'une PME. Un blog sur le sujet est en cours de construction ...